Henkilötietojen käsittely

Effica-varhaiskasvatusjärjestelmää käytetään lakisääteisten ja kasvatus- ja opetuslautakunnan antamien tehtävien hoitamiseen.

Järjestelmällä hoidetaan kunnallisen ja yksityisen varhaiskasvatuksen asiakas- ja päätöstietojen ylläpito, asiakaslaskutus, palvelusetelimaksatus, lasten kotihoidontuen kuntalisän maksatus sekä tilastointi.

Järjestelmä toimii apuvälineenä varhaiskasvatuspalvelujen tuottamisessa ja palvelee asiakastyön eri vaiheita.

Rekisterin tietosisältö:

• Vaasan kaupungin asukkaiden väestörekisteritiedot
• Asiakkaan henkilötiedot: Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, kotikunta, asuinalue, aluekoodi, äidinkieli, kansalaisuus, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, ammatti, työtilanne, työpaikka ja -osoite
• Perhekokoonpano
• Hakemustiedot
• Tiedot palvelun tarpeesta
• Lasten sijoitustiedot
• Perheen tulotiedot, asiakasmaksuihin ja palvelusetelin suuruuteen liittyvät tiedot
• Päivähoito/varhaiskasvatuspäätös, esiopetuspäätös, asiakasmaksupäätös, päätös oikeudesta palveluseteliin, päätös palvelu-setelin suuruudesta, palvelurahapäätös ja ao. tiedoksiannot
• Hoitopaikkatiedot
• Hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot
• Toimintayksikkötiedot

Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta.

Tietosuojaseloste Effica (word) (pdf)

Effica Läsnä –järjestelmä:

Käyttötarkoitus:

• Lasten sisään- ja uloskirjaukset, poissaolot, lomat
• Perhepäivähoitajien sisään- ja uloskirjaukset, koulutukset, lomat, poissaolot
• Kuvaustoiminnot annettujen lupien perusteella
• Yhteystietojen ylläpito ja hallinta sähköisesti
• Perhepäivähoidon kulukorvaukset

Tietosuojaseloste Effica Läsnä (word) (pdf)

Vaasan kaupungin varhaiskasvatuksessa on käytössä sovellus, jolla huoltajat ilmoittavat lastensa hoitoajat sekä etukäteen tiedossa olevat poissaolot. Sähköinen hoitoaikavaraus toimii sekä puhelimeen ladattavan sovelluksen avulla että web-selaimella.

Tieto Edu mobiilisovelluksen asennusohje

Edlevo –nimiseen (aiemmin Tieto Edu) sovellukseen kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistautumisen kautta eli joko pankkitunnuksilla tai mobiilitunnistautumisella. Kun kirjaudut sisään sovellukseen, sovellus tallentaa kirjautumistiedot viikoksi. Tämän jälkeen joudut kirjautumaan uudelleen. Ainostaan lapsen virallisilla huoltajilla on mahdollisuus käyttää sovellusta.

Varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa olevien lasten huoltajat saavat tietoa lastensa varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen liittyvistä asioista sähköisellä Wilma-palvelulla.

Varhaiskasvatuksen alkaessa lapsen huoltajalle jaetaan ns. avainkoodikirje sekä ohjeet Wilma-tunnuksen luomiseksi. Tunnus on henkilökohtainen, eli jokaisella huoltajalla on oma käyttäjätunnuksensa. Huoltajat voivat tarvittaessa pyytää Wilman käyttäjätunnukset ryhmän opettajan/perhepäivähoitajan kautta.

Wilman käyttö samoilla tunnuksilla jatkuu, kun lapsi siirtyy perusopetukseen.

Lisätietoja Wilma-tunnusten käyttöönotosta antavat:

• Hallintosihteeri Therése Kangas, puh. 06 325 3202, therese.kangas@vaasa.fi
• Hallintosihteeri Katri Kannasto, puh. 06 325 2628, katri.kannasto@vaasa.fi
• varhaiskasvatus.wilma@vaasa.fi

Tästä linkistä voit lukea Primus-Tietosuojaselosteen.

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on lakisääteinen kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista ja toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä.

Tietovarannon avulla edistetään varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa, tilastoidaan ja tutkitaan varhaiskasvatusta sekä hoidetaan viranomaistehtäviä. Varhaiskasvatuksen tietovarannon ylläpidosta vastaa Opetushallitus[SS1] .

Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla on velvollisuus tallentaa tiedot varhaiskasvatuksen järjestäjästä ja toimipaikoista sekä lasten tiedot Vardaan.

Tallennettavat tiedot sisältävät henkilötietoja varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Vardaan tallennettavat henkilötiedot lapsesta ovat:

• nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
• toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
• hakemuksen toimittamispäivämäärä
• päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
• varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
• tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona
• varhaiskasvatuksen järjestämismuoto

www.oph.fi/fi/palvelut/varhaiskasvatuksen-tietovaranto-varda

Tietosuojaseloste – Varda (word) (pdf)

Vaasan kaupungin esiopetuksessa olevien lasten tiedot siirtyvät automaattisesti valtakunnalliseen Koski-tietovarantoon.

Tietovaranto sisältää tiedon kunkin oppijan todennetusta osaamisesta, yksittäisestä opintosuorituksesta tutkintotasoon asti. Näin kansalaiset ja viranomaiset saavat tarvitsemansa koulutustiedot luotettavasti yhdestä paikasta.

Henkilötietojen käsittely Koski-tietovarannossa